La gestión de una empresa de gran tamaño es una de las labores más difíciles que se le pueden encomendar a una persona y es que en ello entran en juego una infinidad de variables que pueden acabar por provocar un descontrol muy grande. Y es que una sola persona es incapaz de hacer frente a todas las obligaciones de una compañía de gran tamaño, así como a poder responder a todas las cuestiones que surjan en el día a día de la gestión y es que podríamos decir que no existe una persona humana capaz de gestionar recursos humanos, contabilidad, decisiones estratégicas… Por ello, empresas como Telefónica, El Corte Inglés, Primark… cuentan con un gran consejo de administración que se encarga de debatir y decidir cada uno de los aspectos clave para el funcionamiento de la compañía, mientras que otros departamentos trabajan de forma autónoma para gestionar los recursos humanos, la contabilidad y cada una de las áreas estratégicas que componen cada una de las empresas de gran tamaño. Pero si hay un departamento que es sumamente complicado de llevar por la meticulosidad con la que se ha de trabajar en él, ese es el de contabilidad, puesto que las empresas tienen que presentar sus balances de forma anual para ser aprobados.
La contabilidad empresarial es fundamental llevarla con sumo cuidado, ya no solo por lo que respecta a la legalidad, sino porque se depende de ella de forma directa para saber cual es el flujo de caja, saber como están las cuentas, si se puede invertir más o menos, si se han de recortar gastos… Pero, en lo que concierne a la legalidad, las compañías que están obligadas a depositar las cuentas anuales son:
- Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales. Gracias a ello, en caso de que necesitéis algún tipo de informe de una compañía española, nosotros os recomendamos que acudáis a Camerdata, puesto que ellos conocen mejor que nadie el mercado español y os pueden dar una información detallada de las diferentes sociedades, incluidas, en el caso de que sea posible, sus cuentas.
- La sociedad dominante de un grupo que presente cuentas consolidadas.
- Las sociedades extranjeras que tengan abiertas sucursales en España.
- Las sociedades colectivas y comanditarias simples, cuando a la fecha de cierre del ejercicio todos los socios colectivos sean sociedades españolas o extranjeras.
- Las fundaciones, las cuales depositarán las cuentas anuales en el Registro de Fundaciones, debiendo formular cuentas anuales consolidadas cuando la fundación se encuentre en cualquiera de los supuestos previstos para la sociedad dominante.
Como consecuencias generales de no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil tiene, como mínimo, tres graves perjuicios para su empresa, los cuales podrán variar en función del caso concreto y del motivo por el cual no se han depositado. No obstante, estos perjuicios son:
- El deterioro de la imagen de empresa, por la falta de transparencia y de la información para terceros que tienen relación con la empresa, entre los que conviene destacar a las entidades financieras y los proveedores y clientes.
- El cierre de la hoja del registro para la empresa que le impedirá inscribir la mayoría de los actos jurídicos de la misma. Es decir, cualquier cambio societario que tenga lugar a partir de los 30 días de la convocatoria teórica de la aprobación de las cuentas anuales del último ejercicio no será inscrito en el mercantil mientras exista la falta de depósito. De este modo podemos afirmar que no será inscribible, por ejemplo, cualquier modificación en los estatutos, ceses y nombramientos de administradores, poderes de la empresa a favor de terceros
- La posibilidad de que su empresa sea sancionada.
¿A que sanción se enfrenta una empresa?
De forma general, el primer mes de cada año los Registradores Mercantiles tienen que remitir a la Dirección General de los Registros y del Notariado una relación de las sociedades que no hubieran cumplido la obligación de depósito el año anterior. En el segundo mes se trasladará la lista al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas para la incoación del expediente sancionador de acuerdo con lo previsto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Así, si el expediente continúa su curso, las sanciones más comunes son:
- Importe: de 200€ hasta 60.000€ por cada año de retraso.
- Prescripción a los tres años.