Es importante la gestión electrónica de documentos en las empresas, porque aporta múltiples beneficios. La gestión documental repercute directamente en la productividad porque permite organizar, almacenar, recuperar y controlar el acceso a la información generada y recibida por una empresa. El diario Cinco Días informa que la gestión documental facilita los procesos internos de los negocios.
Las empresas de España que quieren destacar en un entorno cada vez más digitalizado apuestan por las nuevas tecnologías, ya que es importante garantizar la eficiencia en la gestión de documentos y asegurar su confidencialidad. Gracias al sistema de gestión electrónica de documentos pueden organizar, digitalizar y completar tareas, todo ello mediante el uso de un software de gestión documental. Las empresas deben saber que la gestión electrónica no supone un gasto sino una inversión que se rentabiliza desde el primer momento.
¿Cuáles son los beneficios?
Los profesionales de Everygit, expertos en la digitalización de documentos, nos informan que es importante la implementación de un sistema de gestión electrónica de documentos porque aporta los siguientes beneficios que repercuten directamente en la productividad del negocio.
Disminuye el uso de papel
Con el sistema de gestión documental ya no es necesario utilizar documentos de papel o carpetas. Ya sabemos que la gestión digital es más sostenible y ahorra espacio físico.
Digitaliza las tareas
El sistema de gestión documental puede digitalizar las tareas y facilitar el acceso rápido. Esto ahorra tiempo a los empleados y mejora la calidad de los servicios. Además, la información está disponible en diferentes dispositivos (PC, tablets, smartphones).
Evita pérdidas
Los documentos digitales son más seguros que los de papel porque no se rompen ni se pueden extraviar. Los documentos en papel pueden perderse en cualquier momento y es un problema frecuente al que se enfrentan las empresas. Pero este sistema evita pérdidas de documentos con datos confidenciales porque pueden estar protegidos por contraseñas y guardados de manera segura. Además, este tipo de gestión realiza copias de seguridad periódicas de los informes para garantizar la preservación de la información y datos ante posibles fallos técnicos.
Reduce la carga de trabajo
La gestión electrónica de los documentos reduce la carga de trabajo manual y permite buscar la información necesaria de forma instantánea.
Confidencialidad
Este sistema permite establecer controles de acceso y garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a ciertos documentos. Es muy importante garantizar la privacidad y la confidencialidad de los informes, especialmente los que contienen datos de clientes.
Seguridad
La gestión electrónica de documentos ofrece seguridad, ya que cuando la empresa envía documentos confidenciales no son tan vulnerables a los hackers como lo serían si los envían por correo electrónico. Es fundamental proteger la confidencialidad y establecer controles de acceso porque los documentos empresariales suelen contener datos financieros o información de clientes.
Buscar de manera rápida
Es más complicado encontrar un documento físico, especialmente si la empresa no encuentra la carpeta. Pero la gestión electrónica agiliza el acceso a los documentos porque los empresarios pueden acceder a los informes de manera rápida y precisa. Al disponer de la información de forma instantánea, los empleados pueden dedicar el tiempo a otras tareas. Este beneficio mejora la calidad del servicio porque si el cliente quiere resolver alguna duda de una factura, el empleado puede encontrar la información en tan solo unos minutos.
Es importante que los trabajadores puedan acceder rápidamente a esos contratos y facturas, para mejorar la satisfacción de los clientes. Los empresarios pueden consultar todos los documentos relacionados con una fecha determinada o los datos del cliente, ya que la gestión electrónica permite búsquedas por palabras clave, fecha de creación, nombre del cliente, tipo de documento o departamento.
La gestión electrónica de documentos identifica la información duplicada para eliminarla y conserva solo los documentos relevantes. Debemos saber que si la organización tiene acceso a los informes de forma rápida necesitará menos personal realizando labores administrativas.
Evita sanciones
Es importante que la empresa guarde los documentos para evitar sanciones, ya que muchas leyes exigen que las empresas mantengan los documentos durante ciertos períodos, como las facturas o contratos. Además, permite guardar la información histórica de la organización y esto es fundamental en situaciones de cambio de personal.
Facilita el trabajo remoto
Este sistema es ideal para empresas con empleados en remoto porque facilita la colaboración entre oficinas ubicadas en diferentes lugares, ya que los documentos pueden compartirse y todos los trabajadores tienen acceso a la misma información. Este sistema permite el acceso remoto y configurar permisos de acceso para que solo las personas autorizadas puedan editar ciertos documentos.
