Razones por las que es importante tener bien controlados los documentos de tu empresa

En el día a día de cualquier empresa, el manejo y control de documentos es algo fundamental que, aunque nos dé dolor de cabeza, es total y absolutamente necesario.

Si tienes un negocio o trabajas en la gestión de uno, es posible que alguna vez te hayas encontrado con la dificultad de mantener en orden toda la información. ¿Te ha pasado que no encuentras la última factura de un proveedor? ¿O que necesitas datos de clientes y no los tienes a mano?

La organización de documentos puede parecer una tarea rutinaria, pero es crucial para el éxito y la estabilidad de cualquier empresa.

Tipos de documentos comunes en una empresa

Cada empresa tiene sus particularidades y, en función de su sector, puede requerir una serie de documentos específicos. Sin embargo, existen ciertos tipos de documentación que son comunes a casi cualquier tipo de negocio:

1. Documentos de clientes: Desde la primera toma de contacto, la relación con los clientes genera una gran cantidad de documentos. Entre ellos encontramos contratos, facturas, historiales de compra, correos electrónicos y cualquier tipo de comunicación que se realice con el cliente. Contar con un buen archivo de documentos de clientes es crucial para el servicio posventa y para futuras negociaciones.
2. Documentos de proveedores: Para mantener una buena relación comercial, es necesario tener control sobre los documentos que se intercambian con los proveedores. Estos pueden incluir facturas, acuerdos de precios, condiciones de pago y documentación técnica. Si no se lleva un registro de esta documentación, se corre el riesgo de perder el contacto con proveedores importantes, o de sufrir problemas en el suministro por falta de seguimiento.
3. Documentos contables y financieros: La contabilidad es el corazón de la empresa, y para llevarla adecuadamente, es imprescindible contar con todos los documentos necesarios: facturas de venta y compra, recibos, nóminas, extractos bancarios, impuestos y declaraciones fiscales. Una empresa que no tenga sus documentos financieros al día corre el riesgo de no cumplir con sus obligaciones fiscales o de perder dinero por falta de seguimiento en cobros y pagos.
4. Documentos legales: Cualquier empresa debe cumplir con diversas normativas legales, tanto en el ámbito laboral como en el fiscal y el de protección de datos. Aquí se incluyen contratos laborales, reglamentos de protección de datos, patentes y registros de marca. No llevar un adecuado control de estos documentos puede tener consecuencias graves, como sanciones por incumplimiento de normativas.
5. Documentos internos: Este grupo incluye documentos de recursos humanos, informes de desempeño, planes de formación, políticas internas y cualquier documentación que forme parte de la gestión diaria de la empresa. Estos documentos son esenciales para mantener una buena organización interna y asegurar que todos los empleados conocen las políticas y procedimientos de la empresa.

¿Qué puede pasar si no llevas al día los documentos de tu empresa?

La falta de organización documental puede parecer algo inofensivo en un principio, pero las consecuencias pueden ser serias si se acumulan problemas por un mal manejo. Aquí algunos ejemplos de lo que podría ocurrir si los documentos no están actualizados y organizados:

1. Problemas de tesorería: Imagina que pierdes el control sobre las facturas de clientes o proveedores. Si no tienes un seguimiento adecuado de las cuentas por cobrar y pagar, podrías encontrarte con un desajuste de tesorería. Esto puede significar problemas para pagar a tiempo, o peor aún, pérdidas económicas.
2. Sanciones legales: No cumplir con los requerimientos legales o no tener a mano documentos importantes durante una auditoría puede tener consecuencias legales graves. Una empresa que no cumple con sus obligaciones fiscales o laborales puede enfrentar multas considerables y problemas legales que afectan su reputación.
3. Pérdida de clientes o proveedores: La falta de documentos puede llevar a una mala experiencia de servicio al cliente. Si un cliente necesita información sobre sus compras pasadas y la empresa no puede proporcionarla, es probable que ese cliente pierda la confianza y busque otra empresa que le brinde un mejor servicio. Lo mismo sucede con los proveedores: un mal manejo de la documentación puede afectar la relación comercial y provocar la pérdida de socios estratégicos.
4. Desorganización y pérdida de tiempo: La falta de una organización documental eficiente genera pérdida de tiempo y reduce la productividad. Buscar documentos en un archivo desordenado o intentar reconstruir la información perdida puede consumir horas de trabajo. Además, la desorganización puede afectar la moral del equipo y su eficiencia en el trabajo diario.
5. Dificultad para tomar decisiones: La documentación es la base para tomar decisiones empresariales. Sin información actualizada y precisa, los gestores de la empresa pueden tomar decisiones equivocadas, que afecten la estrategia y el crecimiento de la organización.

Consejos para llevar los documentos al día

Para evitar estos problemas, es muy importante que se implementen métodos que ayuden a mantener la documentación organizada y actualizada. Aquí te dejo algunos consejos prácticos para llevar el control de los documentos de tu empresa de forma eficiente:

1. Una de las mejores maneras de llevar los documentos al día es establecer una rutina de archivo. Puedes dedicar un tiempo semanal o mensual para revisar, ordenar y archivar los documentos. Esto no solo reduce la acumulación de papeles, sino que permite hacer un seguimiento constante.
2. Hoy en día existen muchas aplicaciones y plataformas digitales que facilitan la gestión de documentos, algunos gratuitos y otros de pago. Algunas de las más populares incluyen Dropbox, Google Drive, y Microsoft OneDrive, los cuales permiten almacenar y compartir documentos de forma segura. Además, existen sistemas específicos de gestión documental, como DocuWare, Zoho Docs y M-Files, que permiten organizar y gestionar los documentos de forma más avanzada, con opciones de búsqueda y etiquetado que hacen más sencillo encontrar la información necesaria.
3. Clasificar los documentos por categorías (clientes, proveedores, contabilidad, etc.) y fechas es fundamental para mantener el orden. Al organizar los documentos en carpetas claramente definidas, es más fácil encontrar lo que necesitas. Además, organizar los documentos por fechas de vencimiento o revisión ayuda a tener un control sobre los documentos más importantes.
4. También sería bueno definir políticas internas para la gestión documental. Estas políticas deben incluir normas claras sobre cómo y dónde almacenar los documentos, quién tiene acceso a cada tipo de documento y cómo se realiza el proceso de archivo. Además, establecer tiempos de conservación para cada tipo de documento ayuda a eliminar información obsoleta y mantener solo los archivos relevantes.
5. La pérdida de documentos puede ser desastrosa para cualquier empresa. Por ello, es importante hacer copias de seguridad periódicas de todos los documentos importantes. Las copias de seguridad pueden realizarse en dispositivos de almacenamiento externo o en la nube, lo que garantiza que los documentos estén seguros y accesibles en caso de emergencia.
6. Mod Documentos, proveedores principales en la administración y logística de documentos, nos añaden la opción, además, de que, si el volumen de documentos es muy grande o la empresa carece de recursos internos para gestionarlos, contratar un servicio profesional de gestión documental puede ser una opción rentable. Estos servicios se encargan de la digitalización, archivo y organización de documentos, garantizando que toda la documentación esté al día y sea accesible cuando se necesite. Algunos servicios también ofrecen opciones de consultoría para optimizar los procesos documentales y mejorar la eficiencia en la gestión.
7. Una medida eficaz es digitalizar todos los documentos físicos, convirtiéndolos en archivos electrónicos que pueden almacenarse y organizarse de manera más eficiente. Existen herramientas de escaneo de documentos, como Adobe Scan, CamScanner o incluso las aplicaciones nativas de algunos teléfonos, que permiten escanear documentos y almacenarlos en la nube.
8. Finalmente, para garantizar una buena gestión documental, es importante que todo el equipo esté familiarizado con las herramientas y procesos de archivo de la empresa. La capacitación en el uso de software de gestión documental y en las políticas internas de organización ayuda a reducir errores y a crear una cultura organizacional donde la documentación es valorada y gestionada con cuidado.

¿Tienes controlados los documentos de tu empresa?

Si aún no lo has hecho, es el momento de poner manos a la obra. Cuando no se tiene un sistema claro y accesible para manejar la documentación, las decisiones importantes se ven obstaculizadas, se pierden oportunidades y la eficiencia general de la empresa se reduce.

Piensa en lo que podría pasar si un día necesitas un documento específico y no logras encontrarlo a tiempo. O si, debido a la falta de control, no puedes justificar un gasto o un contrato ante una auditoría o ante Hacienda. Este tipo de problemas no solo conllevan riesgos de sanciones legales o multas, sino también el riesgo de dañar la reputación de la empresa y de perder la confianza de clientes y socios clave.

Por otro lado, la falta de control documental puede llevar a la pérdida de recursos económicos y a la disolución de relaciones comerciales. Sin un archivo adecuado de documentos financieros, por ejemplo, pueden escaparse de vista gastos o pagos pendientes, lo que impacta directamente en la tesorería. No tener a mano los contratos y acuerdos con proveedores también puede perjudicar las operaciones diarias y la continuidad del negocio.

Mantener los documentos al día no solo aporta tranquilidad, sino también seguridad, confianza y capacidad de respuesta. No esperes a que surja una crisis que te obligue a tomar decisiones precipitadas. Organizar los documentos de la empresa es un paso hacia el fortalecimiento y la estabilidad del negocio.

Así que actúa ahora, asegúrate de que la información esté donde debe estar y garantiza que, cuando llegue el momento de necesitarla, tengas todo bajo control.