Las ferias de negocios o ferias empresariales son una oportunidad perfecta para que cualquier tipo de empresa se muestre, se de a conocer y consiga nuevos clientes. Por esto mismo, no son pocas las empresas que participan en este tipo de ferias.
Así, el elevado nivel de participación que suele haber obliga a dichos participantes a esforzarse en la planificación del stand en busca de dar una imagen impecable que las haga atractivos ante los asistentes
Si eres una de esas empresas en búsqueda de las estrategias y elementos que necesitas tener para ofrecer una experiencia de calidad y que destaque, en este artículo te ofrecemos algunos consejos que pueden serte de mucha ayuda.
¿Cómo organizar un evento de empresa?
Para organizar un evento de empresa, como por ejemplo en el caso de los stands de las ferias, necesita de una organización y planificación que garantice que todo salga a la perfección. También tienes que prestar especial atención a los detalles, los cuales implican la elección del lugar, el programa, el catering…
Otros elementos como la iluminación, el sonido, los elementos audiovisuales también juegan un papel fundamental en el proceso de planificación del evento, y no debes pasar nada por alto.
Planificación
El primer paso de un evento siempre es la planificación, la cual hay que hacer con suficiente antelación. Con una planificación elaborada a tiempo se evita pasar por alto detalles cruciales para el correcto desarrollo de un evento profesional. Además que, planificar y elaborar un plan de acción con suficiente antelación dispara las posibilidades de éxito de la organización de tu evento. Así que antes de cualquier evento empresarial que tengas, tienes que tomarte el tiempo de:
- Establecer los objetivos de la feria
- Calcular el potencial de tu evento
- Definir un presupuesto
- Elaborar un plan de marketing
- Hacer un listado de posibles recintos para el evento
- Hacer una estimación de tus necesidades de material, personal, etc.
Iluminación
- Iluminación con proyectores sin cables. Este tipo de luminarias LED sin cable tienen como ventaja que tienen una fácil instalación y carecen de cableado. Además que son perfectas para jugar y crear el ambiente que prefieras.
- Iluminación con efectos. Para una buena iluminación detallada, se necesita crear efectos puntuales, como la bola de LED, guirnaldas, láser… entre otros muchos que de seguro te harán destacara en cualquier evento.
Equipos de sonido
Para saber que equipo de sonido necesitamos, tenemos que tener en cuenta el lugar en el que se va a desarrollar el evento: si es un espacio abierto o si es un espacio cerrado, y sobre todo la cantidad de personas que van a asistir.
Por ejemplo, si se trata de un evento de gran envergadura en el que van a asistir muchas personas, la potencia de sonido será distinta a si se trata de un evento en el que asisten pocas personas.
Además también necesitas asesorarte con un profesional para saber si necesitas altavoces autoamplificados o altavoces portátiles a batería, e incluso, si tienes una ponencia, también necesitarás micrófonos inalámbricos
Recuerda, el sonido es algo importantísimo. Sin un buen sonido el evento puede deslucirse muchísimo.
Escenarios o Tarimas.
El uso de algún escenario o tarima, y de las dimensiones y diseño de los mismos, dependerá de la magnitud del evento. Por ejemplo, en algunos casos una tarima pequeña será suficiente, siempre y cuando el evento sea más reducido. Pero si por el contrario el evento necesita de una superficie mucho más grande, tendrás que recurrir a escenarios más grandes.
Stand
El stand quizá es la pieza más importante de todas, ya que será nuestra representación en el espacio, y el encargado de captar a posibles nuevos clientes. Por lo tanto, la elección de los materiales que vamos a utilizar para fabricar el stand con el que participarás en la feria de negocios es muy importante.
Las decisiones que se tomen en materia dependerán, en gran medida, de la funcionalidad de tu stand. Tienes que tener presente que no todos los materiales ofrecen las mismas posibilidades, por lo que dependiendo cuál sea el motivo de tu stand te interesará más un material u otro.
En cuanto a los materiales más comunes encontramos: el aluminio, la madera, el vidrio, el PVC o, incluso, los textiles:
- El aluminio una apuesta vistosa y uno de los materiales más utilizados. Igualmente, suele combinarse con otros materiales como el PVC o la madera; tanto así que es muy complicado encontrar un stand hecho con solo un material. Este material es ideal para stands con mucha altura, ya que es un muy ligero. Esta misma característica hace que se adapte fácilmente, por lo que si no tienes mucho espacio esta es una opción a tener muy en cuenta. Además, llama mucho la atención, y son de fácil y sencillo montaje.
- La madera es una apuesta segura para un stand. Puede utilizarse, sobre todo, para el interior de tu stand y combinarse con el aluminio para llamar la atención. Si necesitas algún mueble o expositor dentro de tu stand, la madera también te ofrecerá grandes soluciones. Además, la madera es un material naturaly no contamina como si ocurre con otros materiales utilizados para fabricar stands, lo cual te anotará puntos extras ahora que la tendencia del público y el mercado es apostar por lo sustentable.
- El PVC y el vidrio ofrecen ligereza y adaptabilidad. Materiales como el PVC o el vidrio también cumplen la misma función que el aluminio, ya que son materiales muy ligeros y son capaces de adaptarse siempre. Al igual que el aluminio, su montaje es muy sencillo, por lo que si apenas tienes tiempo para preparar la participación en la feria de negocios puedes tener esta opción en mente. También, suelen ser muy ventajosos si necesitas reutilizarlos.
- Los textilestambién aportan muchas ventajas. Al igual que el aluminio, los textiles son ligeros y se adaptan a cualquier espacio. Su montaje es fácil y sencillo, y son una buena opción si después quieres reutilizarlos. Suelen utilizarse combinados con otros materiales más tradicionales como la madera o el aluminio.
Elementos de imprenta
Además de la infraestructura, los elementos de imprenta y marketing también son de suma importancia en todo el montaje del evento. Entre los elementos más necesarios destacan por su importancia y utilidad en las ferias:
- Tarjetas. Las tarjetas son quizás el elemento más básico a nivel comercial en una feria empresarial. Por supuesto, deben tener un diseño representativo de la imagen de la empresa y deben incluir el logotipo, las vías de contacto necesarias o el sitio web de la empresa para que cualquier posible cliente encuentre vías accesible de contactar con la misma.
- Flyers. La entrega de flyers puede ser de utilidad para atraer a los visitantes al stand de la empresa, y es que ante tanta oferta es habitual que muchos stands de empresas pasen desapercibidos para los asistentes.
- Folletos. Así mismo, el diseño e impresión de folletos con información relativa a la empresa, su modelo de negocio y sus ventajas frente a otras empresas de la competencia resulta fundamental. Estos folletos deben estar disponibles en el stand de la empresa y debe haber una cantidad suficiente para entregar a los visitantes y como elemento de consulta si alguien se acerca.
- Bolsas de papel. Nuestros amigos de Photo Original Gift, creadores de souvenirs para empresas, explican que las bolsitas de papel de seguro te anotarán unos puntos extras en la feria. Por un lado permite la entrega de documentación comercial u objetos promocionales a los visitantes del stand y por otro lado tienen un papel importante a nivel de promoción, ya que al llevarlas estarán paseando tu marca y dándole visibilidad a donde vayas. Además, son un elemento atractivo que hará que muchos se acerquen a conocerte.
- Carteles. En el stand deben figurar carteles informativos y a nivel de marketing sobre la empresa y su actividad. Estos carteles dan un toque profesional y pueden atraer a los visitantes al mostrador. Además que pueden ser útiles como guía explicativa.
- Expositores. Los expositores son quizás el elemento de mayor tamaño, e importancia. Esto porque permiten dar una imagen profesional y seria de la empresa.
Preparar animaciones, comida y bebida
Quizá es parte de la planificación de tu evento presentar algunas actividades o animaciones, incluso, ofrecer comida y bebida puede ser muy atrayente. Con las primeras, consolidarás el entusiasmo de los visitantes y de las empresas asistentes a tu feria. Mientras que, la comida y la bebida son necesarias para que los asistentes repongan fuerzas e incluso facilitan entornos de networking.
Por último, pero no menos importante, está el personal que trabajará en tu stand. Estos deberán estar preparados para todas las actividades, responder cualquier pregunta sobre la empresa y por supuesto, afrontar cualquier imprevisto.
Igualmente, deberán contar con un uniforme impecable que transmita el espíritu de tu negocio y tener excelentes habilidades sociales que encanten a todos aquellos que se acerquen.
Estos son algunos de los elementos que necesitarás para una feria empresarial. Sin embargo, te advertimos que muchas veces esto suele variar dependiendo de la naturaleza de cada evento y empresa.
