Gestión documental: la mejor herramienta para aumentar la productividad

Gestión documental: la mejor herramienta para aumentar la productividad

El mundo empresarial de hoy en día es más competitivo que cualquier otro que haya caracterizado a una sociedad hasta ahora. Y la verdad es que lo es con mucha diferencia. La llegada de un elemento como Internet ha hecho que todo el mundo sea visible y que, desde luego, las posibilidades de crecer como negocio son bastante más interesantes que en años precedentes. Cualquier campaña publicitaria se encuentra en disposición de convertirse en viral si está perfectamente trabajada. Y eso lo saben los directores de marketing y comunicación de todas y cada una de las empresas que forman parte de este mundo.

Una de las cuestiones que es necesaria para hacer de nuestra empresa un ente competitivo es asegurar una buena estructura y organización interna. Esto es clave para hacer posible que la productividad sea cada vez mayor y que los productos y servicios que ofrecemos ganen en calidad sin que eso implique un aumento desmesurado en el precio. Desde luego, a nadie se le escapa que esto es goloso para cualquier entidad y que se trata de un objetivo que está marcado en rojo en toda la lista de propósitos de las empresas de la actualidad. Es la única opción que tienen para ser rentables.

Una de las mejores maneras de garantizar esa estructura y organización interna tiene que ver con la gestión que hagamos de nuestros documentos. La gestión documental, tal y como se manifiesta en la página web de Wikipedia, vive uno de esos momentos en los que coexisten los más diversos sistemas que se encargan de organizarla, desde un simple registro manual hasta softwares que están específicamente preparados para ello. Como es lógico, la segunda opción siempre será más propicia que la primera porque permitirá que el trabajo sea más rápido, organizado y eficiente.

Una noticia publicada en este caso en la página web de Bizneo resolvía algunos interrogantes acerca de lo que realmente es la gestión documental en las empresas. El artículo hace referencia a que la transformación digital ha puesto de manifiesto que la gestión documental se ha convertido en una «auténtica necesidad operativa» para cualquier modelo de negocio y que, si no se dispone de una herramienta que nos ayude a gestionarla, podemos ver afectada las cifras de negocio de la compañía. Por cierto, queremos compartir otro de los datos que nos deja esta noticia porque nos parece de lo más interesante: el 16% del tiempo de un empleado está dedicado a la búsqueda de documentación, por lo que la importancia de una buena gestión a este respecto se explica sola.

La gestión documental es ya el mejor barómetro para medir la eficiencia y la productividad de una empresa. Y los empresarios lo saben. Solo de esa manera se puede explicar lo que nos han comentado desde Gitdoc, que se ha producido una avalancha de demandas de software de gestión documental por parte de una buena cantidad de entidades de nuestro país. En un mundo tan competitivo, ser capaces de encontrar un documento de una manera rápida es clave para garantizar la productividad y la agilidad en los procesos.

Más cerca de Europa

Tradicionalmente, se ha considerado que las empresas españolas se encuentran un pasito por detrás de las europeas en lo que tiene que ver con aspectos como la productividad o la eficacia en la ejecución de trabajos. Este pasito se está reduciendo con el paso de los años y gracias a herramientas como de las que venimos hablando. Nuestro país se está viendo beneficiado por el desarrollo de softwares de gestión documental y estamos sacando partido de todo lo que tiene que ver con ello.

Y es que, por lo que van demostrando los datos, las empresas de nuestro país cada vez están más cerca de poder competir en todo con las de otros lugares de Europa que han sido tradicionalmente tan adelantados como lo son Alemania, Francia, el Reino Unido, Holanda, Bélgica o los países escandinavos. Estamos hablando de una de las mejores noticias de la economía española, que en el futuro podría verse, por fin, entre las mejores de todo el continente con los datos en la mano y no solo atendiendo a las palabras y las falsas promesas de los políticos.

La gestión documental hace posible que, por otro lado, mejore la motivación de unos empleados que no se verán frustrados ante la pérdida total de tiempo que implica el hecho de tener que buscar documentos y no ser capaces de encontrarlos. Mejorar ese aspecto motivacional también tendrá un efecto realmente positivo en nuestra economía y también en la sociedad, puesto que mucha gente podrá dejar de lado problemas como la ansiedad o el estrés. Debemos pelear por conseguir una sociedad mejor y estamos en vías de poder lograrlo.

 

Deja una respuesta